Toggle

Картотека актов (к выделению на уничтожение документов, о приемке-передаче дел и др.)

По истечении установленных законодательством сроков кадровые документы могут быть уничтожены либо переданы на постоянное хранение в архив организации.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности организации, создается экспертная комиссия, состав которой утверждается руководителем организации.

Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное, длительное, временное хранение, описываются.

Уничтожение документов также осуществляет экспертная комиссия. При этом составляется акт о выделении документов к уничтожению. К акту прилагается опись дел с временными сроками хранения за определенный период времени. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем организации.

Дела, включенные в утвержденный акт о выделении документов для уничтожения, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Отобранные для уничтожения и включенные в акты документы передаются на уничтожение.

Предусмотрен следующий порядок уничтожения документов организации. Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Перед сдачей папки с документами для удобства упаковываются, а в необходимых случаях – опечатываются.

Передача дел оформляется актом приема-передачи дел, в котором должны быть указаны все существенные моменты, характеризующие состояние передаваемых дел на дату передачи.

Акт может быть составлен в произвольной форме, поскольку нормативными документами прием-передача дел не регулируется.

К акту следует приложить подробные описи переданных дел согласно их номенклатуре, разработанной в организации.

Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел, и утверждается руководителем организации.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов в организации. Использование документов, которые подлежат уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено.

Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг (передачи на переработку) и составить еще один акт об уничтожении документов.

Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел, акт об уничтожении документов хранятся в архиве организации в формируемом деле.

Приведем примерную форму акта о выделении к уничтожению документов и дел.

2.13. Картотека актов (к выделению на уничтожение документов, о приемке-передаче дел и др.)