企業(yè)初創(chuàng)期行政管理要點梳理

企業(yè)從無到有，從小到大，行政管理貫穿始終。隨著企業(yè)經營發(fā)展，行政管理的作用和權重日益凸顯。在創(chuàng)業(yè)初期，行政管理建議抓好以下要點。

1、辦公場所：選址、建設(租賃)、裝修、規(guī)劃、工位管理(固定資產-辦公桌椅等)、搬遷等;

2、辦公環(huán)境：衛(wèi)生(保潔)、照明、空調、溫濕度、綠植、開水間、衛(wèi)生間等公共空間管理、水電暖報修、安全管理;

3、采購管理(買進)：報銷型小型采購——采購、報銷、記賬;

合同型對公采購——采購申請、詢價比價、確定供應商、合同審定、簽合同打款、驗收、支付尾款、記賬;

4、資產管理(維護)：入庫、領用、維護維修、盤點、報廢;

5、IT運維：電腦調試、各類電腦集電器設備故障維修維護、網絡維護、網盤管理、企業(yè)郵箱管理，網站、公眾號運營維護;

6、工商證照：工商證照注冊、變更、維護及管理等、其他資質證照的辦理、維護及管理等、印章管理;

7、其他事物：接待、會議、差旅、快遞、通知通告、員工工牌、胸牌、名片等;

8、科技項目：項目規(guī)劃、項目立項、項目申報、項目維護驗收;

9、員工活動：下午茶、生日會、團建、傳統(tǒng)節(jié)日福利、紀念日等;

10、員工關懷：節(jié)日福利禮品、優(yōu)惠商家洽談、投訴建議;

11、供應商管理：按程序、按對象;

12、行政費用管理：預算編制、預算執(zhí)行、預算分析、預算控制;

13、制度流程：制度規(guī)定、工作流程、執(zhí)行標準;

14、團隊建設：部門工作職責梳理、部門工作分配協(xié)調、人員規(guī)劃指導。

以上14個方面有先后順序之分，前面的模塊(1-7)主要適用于初創(chuàng)的企業(yè)，伴隨企業(yè)的發(fā)展完善，后續(xù)的模塊(8-14)權益比重將會更加重要。

下面逐一進行說明：

1.辦公空間(建立)：屬于物理空間的建立階段，一個公司的成立，首先要有一個地址，用于注冊以及辦公，所以放在最前面，當然現(xiàn)在各種共享辦公興起，在規(guī)模很小的時候，可以考慮租用共享空間，拎包入住，但只要稍微大點，基本都會有自己的辦公室，這就涉及到相應的選址、租賃、裝修、工位、及搬遷等事宜，當然，公司規(guī)模越大，人數(shù)越多，相應的事情就越復雜，在一些大企業(yè)也叫空間規(guī)劃 ，有專門的基建部門，在這里面又數(shù)裝修涉及的事項以及坑最多，所謂沒做過裝修的行政，就不是好行政。

2.辦公環(huán)境(維護)：如果說辦公空間屬于前期的實體空間的建立階段，這個模塊就是針對這個空間的維護階段，最基本的環(huán)境衛(wèi)生保潔，根據場地的大小及頻次等，可以找小時工、外包保潔以及全職保潔;照明主要是整個辦公場所的照明環(huán)境，涉及燈、窗戶、玻璃隔斷等相關;空氣因素在北方地區(qū)相對關注，霧霾天氣多，一般需安裝新風系統(tǒng);溫濕度主要指空調相關的東西;綠植指整個辦公環(huán)境的綠植擺放、維護，一般由第三方租賃公司提供，費用也不貴;有條件的公司一般會有茶水間，需日常對相應的飲用水、咖啡、茶等沖泡用品及機器進行更換維護;報修也即整個辦公空間內一些基礎設施設備的故障報修，如燈壞了，衛(wèi)生間堵了，需報給相應的物業(yè)方或者公司內的維修人員;安全管理主要涉及日常的用電、消防、財產、人身安全等防護，同時信息化安全也開始越發(fā)重要。

3.采購管理(買進)：該模塊主要指公司的行政采購，從對象上來劃分既有買進各種有形的物品，如電腦等固定資產，也有無形的各類服務采購，比如科技項目代理申請;根據采購方法的不同，分為兩種，一是報銷型的小額采購，如下午茶、臨時的辦公用品等，此類采購一般由行政人員通過個人賬戶先行購買，事后憑發(fā)票進行報銷，不過為了解決資金周轉的問題，一般公司都會提供備用金(切記，公司的采購盡量不要用自己的信用卡或者花唄等信用賬戶來購買，表面上可以通過快速報銷實現(xiàn)套現(xiàn)，但對于收不住手的人，這將是個大坑，容易造成債臺高筑)，另一種就是金額較大的合同型對公采購，此類金額一般偏大，需要走合同的形式，然后通過財務對公打款，比如辦公家具、電腦等固定資產，此類采購關注點在于供應商的選擇、合同談判、以及到貨驗收等。

4.資產管理(維護):主要是針對固定資產的管理及維護，日耗品(筆、本子等)的管理相對簡單，最簡單的是隨用隨領，也有的公司采用按月補貼的形式，或者按部門定期領用的形式;固定資產的管理除了最開始的采購外，后續(xù)基本分5個階段，入庫-資產到貨后進行驗收編碼貼標簽入庫;領用-使用人員辦理領用出庫手續(xù);維修維護-日常對相應設施設備的維護及故障維修;盤點-定期對固定資產進行盤點，目前開始萌芽的云管理的方式據說有望將盤點工作變成歷史，做的固定資產信息實時掌握，不過還未接觸過;報廢-即當折舊期限到了之后可以進行資產的報廢處理。

5.IT運維：指公司電腦、網絡等IT相關設備系統(tǒng)的維護管理，因涉及不少設施設備與資產管理重合，這里的IT運維主要指資產管理之外的內容，當然如果這兩塊工作量都不大的話，可以由一個人來負責。主要包括幾個方面，一是電腦，在互聯(lián)網公司，電腦作為最基礎的生產力設備，無論如何都需確保它充足且運行良好，那就涉及采購/租賃、裝機、調試、日常故障解決及維修維護、離職員工電腦清理等;二是打印機、監(jiān)控、服務器等IT設備，也包括采購/租賃、調試、維修維護等;三是網絡，包括網絡維護、路由器調試維護等;四是網盤、企業(yè)郵箱、OA系統(tǒng)、公眾號等公共網絡寫作工具的維護管理。

6.工商證照 ：指工商稅務等政府部門相關資質證照的辦理及維護管理等，以及相應的印章管理(也有的企業(yè)會由法務部或者財務部管理)。證照主要分兩大類，最基本也最重要的即工商營業(yè)執(zhí)照，涉及最初的公司注冊，后續(xù)的工商變更(業(yè)務變化快、發(fā)展好的企業(yè)變更會非常頻繁)、每年的工商年報 、以及日常的營業(yè)執(zhí)照借閱領用管理等，對于一個發(fā)展中的企業(yè)，工商變更屬于最基本也是最重要的業(yè)務之一，必須熟練掌握。尤其相應辦事流程、法規(guī)政策、材料要求這幾塊;工商之外的泛指其他證照，也可以細分為兩種，一類是對于某些特殊行業(yè)性質國家要求必須辦理相應證件才允許經營的，比如醫(yī)療器械行業(yè)的醫(yī)療器械注冊證書、食品行業(yè)的食品經營許可證、經營性網站的增值電信業(yè)務經營許可證;另一種主要指國家支持、鼓勵類行業(yè)推出的相應資質，主要是各類科技項目類的資質，后續(xù)在科技項目里說明。

7.其他事務：主要指日常事務性的工作，大部分可由前臺予以完成。接待-日常來訪客人或者面試人員的接待;會議-主要指會議室的布置(也有企業(yè)讓行政人員做會議記錄甚至會議跟蹤);差旅-主要為公司領導購買差旅車票機票定住宿等，一般委托中介機構完成，互聯(lián)網程度比較高的公司更多的是自助;快遞-即員工快遞的收取、整理、寄送與通知，隨技術發(fā)展不久也將實現(xiàn)自助;通知通告-即日常通知的撰寫與發(fā)布;工牌、胸牌、名片等-即員工相關圖文卡片的制作。

8.科技項目：各種科技類項目資質的申報，如國家高新技術企業(yè) ，如果說行政的其他業(yè)務都是花錢的模塊，那科技項目是唯一能直接產生收入的模塊，在科技型公司或者知識產權充足的公司這塊業(yè)務將受到極大重視，一般都會有專門的部門負責�？萍柬椖扛鶕�層級的不同，劃分為國家級、省級、市級、區(qū)級，甚至相應的街道、園區(qū)還有對應的補助政策;而根據負責口子的不同又分為科技部、發(fā)改委、經信部、教育部等各個口的項目�？萍柬椖可陥蟮幕�礎有三個方面：技術團隊、知識產權、財務數(shù)據，這三塊基礎好的話申報科技項目一般都不難。當然作為行政人員，首先要知道一些典型的科技項目，才能進一步的去評估、判定乃至申報，這需要對相應的法律法規(guī)、實施方法有一定的了解，前期可以借助中介來評估，代理申報，在此過程中自己慢慢熟悉。

9.員工活動 ：指各類企業(yè)文化相關的員工活動，有些企業(yè)由HR來實施、或者HR與行政共同實施。員工活動的難點在于如何在能引起員工興趣的情況下又滿足老板的需求，員工關心的更多的是有趣、有用、不占私人時間，老板更關心的還是能用最少的錢來激勵員工更賣力的工作，如何做到兩者的平衡相信做過員工活動的人都有過改方案改到想摔電腦的地步�；顒拥脑O計可以結合當下各種熱點，如前兩年三生三世十里桃花大火的時候，參考桃林來做活動布景，同時借鑒熱門的綜藝、真人秀節(jié)目來設計一些環(huán)節(jié)、游戲也不失為一種比較取巧的方法。員工活動主要含5種：下午茶-算是最簡單的員工活動，主要就是搭配一些吃的、喝的，小公司直接美團、餓了么可以搞定，規(guī)模大一些的一般需要有固定供應商來定制，不過員工人數(shù)上到三四百人之后，單純的下午茶已經比較難做了，一般會結合其他活動的同時布置一個下午茶的環(huán)節(jié)，同時對于食品的選擇來說，綠色、健康也是一種趨勢;生日會-算是另一種形式僅針對生日人員的下午茶，根據人員規(guī)�？梢园醇径取⒒蛘咴露扰e辦，如何做到讓生日人員感受到誠心的祝福而不是來走一個生日活動的形式過場是活動組織的難點;團建-主要指針對全公司人員的團建活動、也包括全員旅游，除小團隊外，大部分公司的日常團建活動已下放到部門，由部門人員自行組織，全員團建 一般都會涉及到外出，相應的出行、住宿、安全、活動設計將會是一個系統(tǒng)的大工程，更多的需要借助中介來服務完成;傳統(tǒng)節(jié)日-即幾個比較典型的傳統(tǒng)節(jié)日，如端午、七夕、年會等，在這些節(jié)日通過一些布景并設置相應的活動來增加節(jié)日氣氛;紀念日-主要指對于公司有特殊意義的日子，如周年慶、電商公司的雙十一，這類型的活動除了需考慮前面類似生日會、紀念日方面的要求外，一般還會帶有領導發(fā)言、總結回顧性的環(huán)節(jié)。

10.員工關懷：主要指為增加員工幸福度、滿意度而實施的一些措施，主要涉及員工福利以及員工投訴建議處理兩方面。常見員工福利包括一些節(jié)日禮品、自有產品/服務的內購、合作商家打折購買、自建食堂、公司健身房/游戲室等等;員工投訴建議重點在于要有便捷開明的投訴建議渠道以及對于相應投訴建議的及時有效反饋。

11.供應商管理：供應商管理指與行政各類采購相關的供應商的尋找、篩選、評估、關系維護等工作。對于一個行政人員來說，一個種類齊全、質量優(yōu)異的供應商庫會是你重要的財富，另一種意義來說，做行政的人有一定的地域因素影響，即你在一個地區(qū)耕耘的越久，供應商庫越完善，你的行政工作將越輕松。對于有完善供應商庫的行政人員，將在辦事效率、費用、溝通以及質量等各方面提供巨大優(yōu)勢。所以對于每一個立志從事行政的人員來說，越早開始建立自己的供應商庫將越有利于自身的職業(yè)發(fā)展，同時，在建立供應商庫的同時，可以一起建立行政各類采購的價格體系，這樣對自身以后的各類采購都能做到心中有數(shù)。對于行政采購的供應商主要包含以下這些方面：a、辦公日耗品，如各類紙筆類用品、文件類用品、衛(wèi)生間耗材、茶水間耗材等;b、固定資產，如電腦、打印機、車輛等;c、租賃中介類，包括傳統(tǒng)的各種房產中介，也包括正興起的各類共享辦公空間，如WeWork，氪空間等;d、工程裝修類，涉及設計、施工、監(jiān)理、空調、消防、空氣凈化、綠植等;e、證照注冊服務類，基本的工商證照、專業(yè)資質證照(如醫(yī)療器械注冊許可證、食品經營許可證、ICP證等等);f、活動會議類，涉及策劃布展公司，各類場地，食品提供方等;g、溝通通訊類 基本的如電信運營商：電信、聯(lián)通、移動等;進一步的如各類OA協(xié)作系統(tǒng)服務商、視頻會議系統(tǒng)服務商等;h、快遞物流，這個比較簡單，主流的就那幾家，價格也相對透明。

12.行政費用管理：指各項行政費用的管理，涉及預算的編制、執(zhí)行、分析與控制，有的企業(yè)也叫行政預算管理。首先需要劃分好科目類別，如辦公用品、固定資產、能耗費、通信費等，可以會同財務一同設定好科目類別，這樣費用報表才能跟財務進行同步。在此基礎上日常做好賬務登記 ，定期進行分析比較，經過一段時間的數(shù)據積累之后，就能知道各項行政費用的平均數(shù)值，以此進行年度預算 的編制。行政預算的編制重點參考幾個方面，一是歷史數(shù)據，即往年同時期的相應花費;二是考慮業(yè)務發(fā)展，這需要整個公司新一年度的業(yè)務發(fā)展目標確定之后，以此反推相應的資源配置，如銷售業(yè)績增長兩倍所需的人員需求、辦公場地需求等等。預算編制之后大部分企業(yè)可能就放著不管了，并沒有起到實際作用，只是年復一年的例行每次編制一遍，實用的做法是，預算編制好之后，日常做好費用登記，根據企業(yè)規(guī)模可以按月或者按季度將實際的費用與同預算進行對比分析，找出偏差并尋找相應的原因，以此確定后續(xù)的采購計劃是否要進行調整，或者對相應預算進行調整，成熟的費用管理能夠在保障業(yè)務發(fā)展的情況下將預算執(zhí)行偏差降低到最小。

13.制度流程 ：指行政相關的各類流程制度的編制、宣傳、執(zhí)行與完善，行政工作門檻低、瑣碎繁雜，如果沒有形成統(tǒng)一體系的制度流程，往往已形成大家陷入日常各種瑣碎事務、各自為戰(zhàn)的狀況，甚至人員替換的時候出行銜接問題，因為各自的辦事方法與標準不一樣。為此，當企業(yè)發(fā)展到一定程度的時候，需要開始進行相應的工作梳理，將一些常規(guī)典型的事務標準化、流程化，小的如訪客的接待，大的如工商變更。

14.團隊建設：指管理人員為了行政團隊的發(fā)展提升而做的工作，包括部門工作職責梳理、工作分配協(xié)調與人員規(guī)劃與指導三方面。

首先，要明確行政部門的工作職責，每個企業(yè)的行政工作職責都不一樣，主要受業(yè)務及發(fā)展階段等方面的影響;其次就是工作分配協(xié)調，包括崗位職責的分配以及日常工作的分配協(xié)調;最后是人員規(guī)劃與指導，大部分年輕人工作的目標都是為了以后能有更好的發(fā)展，行政也不例外，怎樣根據員工本身特質、優(yōu)劣勢、發(fā)展意圖等方面去做規(guī)劃指導是個難題。比如前臺人員的職業(yè)發(fā)展，這塊我自身也還在探索中，目前在做的是保持溝通、傾聽與分享。

以上是根據自身經驗梳理的14個常用行政管理工作要點，基本涵蓋了小規(guī)模公司涉及到的行政工作方方面面，當然還是那句話，每家企業(yè)的情況都不同，對應的側重點就不同，相應模塊會有增減，也有些模塊會合并，甚至受重視的模塊單獨出來作為一個部門也有可能，這些都需要各位行政管理人員根據自身企業(yè)的實際情況去梳理調整，同時將這些模塊進行合理的分配。

來源: 牧馬白雁湖

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