Toggle

Регистрация и контроль исполнения документов

Регистрация и контроль исполнения документов

Регистрация – это закрепление факта создания или получения документа путем простановки на нем даты и индекса и записи сведений о документе в регистрационных формах (журнале или карточке). Регистрации подлежат все документы, требующие учета или использования в качестве справочной информации. Не все документы регистрируются в службе ДОУ. Плановые, бухгалтерские, финансовые и другие функциональные документы регистрируются в соответствующих подразделениях, в службе ДОУ на них проставляется только дата поступления.

Примерный перечень нерегистрируемых документов следующий:

сообщения о заседаниях, совещаниях, повестки дня;

рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций;

печатные издания (газеты, журналы, брошюры, бюллетени);

поздравительные письма, телеграммы, открытки, пригласительные письма;

формы статистической отчетности;

бухгалтерские документы;

планово-финансовые документы;

корреспонденция с пометкой «лично»;

объяснительные записки;

арбитражные и исковые документы.

Нерегистрируемые документы сразу сортируются по исполнителям или отделам для доставки и передаются по назначению.

Регистрационные индексы присваиваются входящим документам в пределах календарного года.

Регистрационные журналы используются при относительно небольшом потоке входящих документов, поскольку поиск документов по журналам занимает много времени; кроме того, по журналу невозможно вести контроль исполнения документов. При большом потоке документов лучше использовать картотеки с карточками. В этом случае для отметок о присвоении очередного регистрационного номера используются специальные бланки – шахматные ведомости, которые заводятся на начало календарного года. Формы регистрационного журнала и карточки законодательно не регламентированы и устанавливаются самой службой ДОУ организации. При регистрации установлен следующий состав реквизитов входящего документа:

автор или отправитель;

название;

дата документа;

индекс (регистрационный номер) документа;

дата поступления;

индекс поступления;

заголовок, краткое содержание;

решение (резолюция);

срок исполнения;

отметка об исполнении;

номер дела.