Toggle

Делопроизводство компании

Typepilot

Июнь102013

Программа TypePilot примитивнее, чем Punto Switcher. Она работает по принципу хранилища заранее подготовленных фраз, которые вызываются и вставляются в нужное место документа по ключевым словам. Например, если вы заготовили фразу «Здравствуйте, глубокоуважаемый» и поставили в соответствие ей ключевое слово «здр1», то всякий раз, когда вы будете набирать эту последовательность символов, она будет заменяться заранее набранной фразой.

Фразы распределены по каталогам: подписи, техподдержка и даже остроумные афоризмы (6, 17.7). Все разделы можно пополнять – для этого предусмотрен удобный инструментарий.

TypePilot

6. Афоризмы


TypePilot

7. Стандартные ответы на запрос о техподдержке

 

Punto switcher

Июнь102013
Punto Switcher

Переключатель для забывчивых

«Знаете, как это бывает: шеф нервничает – и весь офис стоит тоже. Хочется что-нибудь сделать, чтобы начальник пришел в нормальное расположение духа. Так взвинченный босс как-то влетел в офис и сказал, что жизнь организации зависит от того, как быстро я смогу перенабрать вступительную часть к тендерному предложению. Дело несложное, я даже порадовалась, что смогу выручить фирму – набираю я быстро и аккуратно. Правда, в тексте упоминались английские названия, но и с языком у меня порядок, и английскую клавиатуру я знаю неплохо. У меня оборвалось сердце, когда, уже заканчивая набор пятистраничного текста, я вгляделась в экран и обнаружила, что во время перехода с английских слов на русские я забыла переключить клавиатуру, а тут еще шеф периодически дергает: скоро? Из-за этих вопросов я и оплошала. Пришлось все набирать чуть не с самого начала. В конце концов набрала, распечатала, документы своевременно ушли на тендер, но руки у меня до вечера тряслись и все запасы валерьянки в офисе были опустошены».

 
Клавиатурные тренажеры

Превратить скучное занятие в увлекательную игру, в ходе которой незаметно приобретаются полезные навыки слепой печати, – это задача многочисленных тренажеров. Среди них уже появились лидеры, с которыми и следует познакомиться поближе.

TRK («ТРК»)

Эта программа, разработка МГУ, придумана еще для операционной системы DOS, но эхо ее популярности у любителей быстрой печати докатилось до нынешних времен, особенно если приходится работать на маломощном компьютере. Принципы, заложенные в программу TRK, были верными, работала она хорошо, и многие последующие разработки опирались именно на нее.

Программа предлагает выполнять сначала простые упражнения для отработки правильной постановки пальцев и знакомства с расположением клавиш, затем – набирать на скорость простейшие буквенные сочетания, а уже потом – связные тексты. Все это сопровождается сбором статистики, работой над ошибками и закреплением результатов. Статистика выводится по основными показателям мастерства – скорости и ритмичности набора, а также по отдельным пальцам, чтобы знать, на что обратить особое внимание. Можно устанавливать уровень мастерства, выбирать язык – русский или английский, повторять упражнения, записывая результаты, соревноваться с другими «учениками» (перед началом обучения программа предлагает зарегистрироваться). Этот простой тренажер давал и дает неплохие возможности для обучения.

 
Слепой десятипальцевый метод набора

Вы наверняка замечали, как ловко обращаются с клавиатурой хакеры в кино, да и просто профессионалы-компьютерщики «оттуда». «Там» иначе нельзя: не овладев навыком быстрой печати, проиграешь конкурентам на рынке труда уже на старте. Самый известный, утвердившийся как стандарт, способ быстрой печати – это так называемый слепой метод. С его помощью вы печатаете, не глядя на клавиатуру (пальцы сами находят нужные клавиши), а глаза контролируют набранный текст на экране.

Принципы здесь следующие. Другое название этого способа печати – метод горизонтальных рядов – точно передает его суть. Сразу освоить и запомнить клавиатуру сложно, поэтому она осваивается частями – рядами. Пальцы располагаются в исходном положении на горизонтальном ряду клавиш, а именно на втором снизу. Этот ряд считается основным, с него и начинается изучение клавиатуры.

 

Главное

Июнь102013
Главное

Нельзя сказать, что выше было описано все, что необходимо знать для работы с программой Microsoft Outlook. Вы ознакомились только с ее основными возможностями. Далее благодаря дружественному, интуитивному интерфейсу осваивать новые операции и возможности можно и должно самостоятельно. При создании программы был соблюден краеугольный принцип всех сложных устройств и программ, так называемая защита от дурака, то есть что бы вы ни делали, повредить себе вы не сможете.

В заключение следует отметить, что самое главное в этой программе – это не многообразие функций. Любые сервисные приложения только направляют усилия офисного работника. Outlook не избавит вас от необходимости думать, анализировать и принимать решения. Зато он существенно уменьшит беспорядок на столе и в мыслях. Собственно, для этого он и придуман, и его следует освоить.

 
Транспортная система

Невероятное количество документов, которые нужно составить, прочитать, зарегистрировать и обработать, даже в небольшом офисе способно привести в отчаяние, поэтому с появлением персональных компьютеров предпринимались многочисленные попытки переложить рутину на машину. Полное решение этой задачи требует, как правило, изрядных расходов – как на программы, так и на обучение. Outlook предлагает если не полное, то простое и дешевое решение.

Суть безбумажного документооборота заключается в том, чтобы документы, составленные в электронной форме, исполняли свои функции без распечатывания. Скорость обращения и обработки электронных документов в разы выше, чем бумажных, и эффективность офисного труда, соответственно, тоже.

 

Страница 6 из 28