Toggle

Делопроизводство компании

Печать

Июнь102013

Благодаря усовершенствованным функциям печати автоматизируется выполнение многих задач, например переключение между форматами бумаги Letter и A4, масштабирование, а также предотвращается печать пустых страниц и значений ошибок (#ССЫЛКА!). Эта функция выполняется автоматически при печати.

 

Даже выполненная с помощью электронных таблиц бухгалтерская работа – рутинная, поэтому создатели бухгалтерских программ стараются привнести в нее больше цвета. В этом есть и функциональный момент: цвет помогает ориентироваться в данных. В новой версии Excel к пользовательскому интерфейсу добавили возможность произвольно окрасить листы книги Excel. Ориентироваться в них теперь гораздо проще – не нужно читать название, так как для каждого листа можно выбрать определенный цвет. Для этого нужно с помощью кнопки мыши выбрать лист, нажать ее правую кнопку и в появившемся контекстном меню выполнить команду Цвет ярлычка. Вкладки с заголовками листов приобретают многоцветный вид, что поможет быстрее найти нужный лист.

 

В практике работы с Excel часто приходится сталкиваться с ситуацией, когда узкий столбец не вмещает данные – вместо них отображаются символы #####, хотя сами данные присутствуют. Это можно исправить, выровняв ширину столбца, но это дополнительные операции, тем более что иногда до окончательного форматирования таблицы нужна просто справка, что хранится в ячейке. Для ее получения нужно установить указатель мыши на определенной ячейке. На экране появится всплывающая подсказка, в которой отобразится содержимое данной ячейки.

 

Функции

Июнь102013
Функции

Excel – серьезная программа для вычислений, одним из главных достоинств которой является множество встроенных функций. Это обширная тема, достойная если не книги, то главы в многотомном руководстве. Рассмотрим ее кратко – ровно настолько, чтобы вы могли далее изучать этот вопрос самостоятельно.

Функции позволяют производить стандартные вычисления прямо в ячейке: в нужное место вы вставляете функцию, задав необходимые аргументы, и в поле таблицы получаете отображение готового результата, который при необходимости можно корректировать в строке ввода.

В Excel функции сгруппированы по назначению и названы либо стандартными, принятыми в соответствующей области вычислений именами, либо так, чтобы их назначение было понятно из названия, например ФАКТР вычисляет факториал числа, то есть произведение всех чисел по порядку до выбранного (это действительно для русской версии Excel, для оригинальной английской все так же, но нужно хорошо знать английский язык).

 

Диаграммы

Июнь102013
Диаграммы

Самая наглядная возможность Excel – это представление результатов вычислений или накопленных данных в виде графиков (диаграмм): иногда самые впечатляющие цифры не способны убедить так, как это возможно сделать с помощью даже простой графики. Excel располагает широкими возможностями рисования графиков, причем построить их удивительно просто.

В видеоролике «Урок 13.9. Построение диаграмм» продемонстрировано построение диаграмм и изменение их внешнего вида в программе Excel 2007.

Нарисовать диаграмму можно на листе с данными, а можно выделить для нее отдельный лист. Для создания диаграммы или графика необходимо перейти на вкладку Вставка, после чего вы сами догадаетесь, что нужно делать дальше. Обратите внимание на кнопки группы Диаграммы. С их помощью указываются типы графиков. Тип графика обычно выбирается исходя из характера данных. Так, например, статистические данные за разные периоды удобно представлять с помощью гистограмм (данные за разные периоды будут отображаться в виде столбцов разной высоты), а данные, показывающие долю от общего количества, лучше отображать в виде круговых диаграмм.

 

Данные в ячейках Excel могут быть самые различные, и располагать их можно также множеством способов. Для получения доступа к операциям форматирования ячеек достаточно подвести указатель мыши к нужной ячейке, нажать правую кнопку мыши и в появившемся контекстном меню выбрать пункт Формат ячеек. Появится окно со следующими вкладками (8): Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Заливка, Защита.

Форматирование ячеек и интуиция

8. Окно Формат ячеек


В видеоролике «Урок 13.6. Форматирование ячеек» продемонстрированы основные приемы форматирования ячеек в программе Excel 2007.

Назначение каждой вкладки понятно из названия. Скажем, если вы хотите, чтобы данные в ячейке имели вид определенного числа, выбираете вкладку Число и нужный формат – денежный, финансовый, процентный, дата, время и т. д. Вкладка Заливка позволит оформить ячейку любым цветом, с узором или без него. Цвет и вид шрифта меняются на вкладке Шрифт.

 

Страница 10 из 28