信息化建設(shè)項目與其他經(jīng)濟活動一樣帶有風(fēng)險。要避免和減少損失,將威脅化為機會,項目主體就必須了解和掌握項目風(fēng)險的來源、性質(zhì)和發(fā)生規(guī)律,進而施行有效的管理。
風(fēng)險的含義可以從多種角度來考察。第一,風(fēng)險同人們有目的的活動有關(guān),人們從事活動,總是預(yù)期一定的結(jié)果,如果對于預(yù)期的結(jié)果沒有十分的把握,人們就會認(rèn)為這項活動有風(fēng)險。第二,風(fēng)險同將來的活動和時間有關(guān)。對于將來的活動、時間或項目,總是有多種行動方案可供選擇,但沒有哪一個行動方案可確保達(dá)到預(yù)期的結(jié)果,因此風(fēng)險同行動方案的選擇有關(guān)。第三,如果活動或項目后果不理想,甚至失敗,人們總希望通過改變以往的行為方式或路線,把以后的活動或項目做好;當(dāng)客觀環(huán)境,或者人們的思想、方針或行動路線發(fā)生變化時,活動或項目的結(jié)果也會發(fā)生變化。因此,風(fēng)險還與這些變化有關(guān)。當(dāng)事件、活動或項目有損失或收益與之相聯(lián)系,涉及某種或然性或者不確定性和涉及某種選擇時,才稱為有風(fēng)險。
風(fēng)險具有隨機性、相對性、可變性三個顯著特征。按照后果的不同,可劃分為純粹風(fēng)險和投機風(fēng)險;按照來源的不同,可劃分為自然風(fēng)險和人為風(fēng)險;按照是否可管理劃分,可劃分為可管理風(fēng)險和不可管理風(fēng)險;按照影響范圍劃分,可劃分為局部風(fēng)險和總體風(fēng)險;按照結(jié)果的承擔(dān)者劃分,可劃分為業(yè)主風(fēng)險、承包商風(fēng)險、投資方風(fēng)險等;按可預(yù)測性劃分,可劃分為已知風(fēng)險、可預(yù)測風(fēng)險和不可預(yù)測風(fēng)險。
ERP項目實施的風(fēng)險確實有特殊性。需要根據(jù)不同項目,進行不同的判斷和管理。具體而言,可以以項目計劃為線索,識別項目在各方面的風(fēng)險。在實施過程中,應(yīng)特別關(guān)注以下幾方面的風(fēng)險。
1.項目范圍的風(fēng)險
項目采購管理通常有三種合同方式,即固定價或總價合同、成本報銷(加獎勵)合同、單價合同。通常不確定性越大、風(fēng)險越大的項目,越趨向于采用靠后的合同方式。這也是國外及國內(nèi)部分ERP供應(yīng)商在實施服務(wù)中采用按人天提供服務(wù)并收取費用的原因。但采用這種方式,買方(即客戶)存在較大的風(fēng)險,因此,國內(nèi)很多客戶傾向于以固定價格訂立實施服務(wù)合同。而這種合同方式,則對于賣方(即顧問方)存在較大風(fēng)險。在此前提下,若項目范圍定義不清晰,可能導(dǎo)致買賣雙方對項目范圍的認(rèn)知產(chǎn)生分歧,即賣方希望盡量縮小實施范圍,以最小的成本結(jié)束項目;而買方則希望將ERP系統(tǒng)的所有功能盡可能多的實施,以固定的價格獲得最大的收益。若雙方的分歧較大,不能達(dá)成一致,則必然會造成效率低下,相互扯皮。
2.項目進度的風(fēng)險
關(guān)于ERP項目實施的周期,目前在宣傳上有強調(diào)“快速”的傾向。但ERP項目進度的控制絕非易事,不僅取決于顧問公司的能力,同時也在很大程度上受到客戶方對ERP期望值是否合理、對范圍控制是否有效、對項目投入(包括人員時間的投入和資金等的投入)是否足夠等方面的影響。
事實上,很多項目的失敗,正是起因于項目進度出現(xiàn)拖延,而導(dǎo)致項目團隊士氣低落,效率低下。因此,ERP項目實施的時間管理,需要充分考慮各種潛在因素,適當(dāng)留有余地;任務(wù)分解詳細(xì)度適中,便于考核;在執(zhí)行過程中,應(yīng)強調(diào)項目按進度執(zhí)行的重要性;在考慮任何問題時,都要將保持進度作為先決條件;同時,合理利用趕工及快速跟進等方法,充分利用資源。
3.項目人力資源的風(fēng)險
人力資源是ERP項目實施過程中最為關(guān)鍵的資源。要降低項目的人力資源風(fēng)險,就要保證進入項目中并承擔(dān)角色的各類項目干系人滿足項目要求。因此,實施雙方應(yīng)對參與人員進行認(rèn)真的評估,這種評估應(yīng)該是雙方面的,不僅是用戶對咨詢顧問的評估,也應(yīng)包括咨詢公司對參與項目的用戶方成員(在國內(nèi)目前的環(huán)境下,主要是指關(guān)鍵用戶)的評估。同時,應(yīng)保證項目人員對項目的投入程度,應(yīng)將參與ERP項目人員的業(yè)績評估與ERP項目實施的狀況相關(guān)聯(lián),明確ERP項目是在該階段項目相關(guān)人員最重要的本職工作;制定適當(dāng)?shù)莫剳痛胧辉谄髽I(yè)中建立“一把手工程”的思想,層層“一把手”,即各級負(fù)責(zé)人針對ERP實施向下行使全權(quán)、對上擔(dān)負(fù)全責(zé),將一把手從個體概念延伸到有機結(jié)合的群體概念。
4.對ERP認(rèn)識不正確的風(fēng)險
有的企業(yè)把ERP視為企業(yè)管理的靈丹妙藥。認(rèn)為既然ERP“功能強大”,只要上了ERP,企業(yè)的所有問題便迎刃而解,或者以為企業(yè)的所有流程都可以納入ERP中來;還有的人簡單地將ERP視為當(dāng)前業(yè)務(wù)流程的電子化。
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