根據(jù)項目溝通的目標確定項目溝通的各項任務；根據(jù)項目溝通的時間和頻率要求安排項目溝通的任務，進一步確定保障項目溝通的資源需求和預算。項目的溝通需求是項目干系人的信息需求的總和，通常可以通過綜合所需的信息內(nèi)容、形式和類型以及信息價值的分析來確定項目交流計劃內(nèi)容。溝通就是人們分享信息、思想和情感的過程。

溝通的主旨在于互動雙方建立彼此相互了解的關系，相互回應，并且期待能經(jīng)由溝通的行為與過程相互接納及達成共識。許多專家認為IT項目失敗的重要原因在于溝通的失敗。

項目溝通管理包括以下內(nèi)容：

(1)溝通計劃編制——確定項目干系人的信息和溝通需求，哪些人是項目的干系人，他們對該項目的收益水平和影響程度如何，誰需要什么樣的信息，何時需要，以及應怎樣分發(fā)給他們；

(2)信息分發(fā)——以合適的方式及時向項目干系人提供所需信息；

(3)績效報告——收集并分發(fā)有關項目績效的信息，包括狀態(tài)、進度報告和預測；

(4)項目干系人管理——對項目溝通進行管理，以滿足需要者的需求并解決項目于系人之間的問題。